Tietosuojaseloste: ensiavun ja terveystiedon kouluttajat ETK®

1. Rekisterinpitäjä

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat-yksikkö

y-tunnus: 2843118-7

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja.ensiapu@punainenristiensiapu.fi

3. Rekisterin nimi

Ensiavun ja terveystiedon kouluttajat ETK^®

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat-yksikkö (rekisterinpitäjä) käsittelee ensiavun ja terveystiedon kouluttaja ETK^®-perus- ja täydennyskoulutusten sekä kouluttajatapahtumien osallistujatietoja. Selosteessa kuvataan myös SPR:n ensiapukoulutusten järjestämiseen ja tapahtumahallintaan liittyvien tietojen käsittely.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, jonka hän antaa ilmoittautumisen yhteydessä ja jolla hän hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Lisäksi henkilötietoja käsitellään ensiavun ja terveystiedon kouluttaja perus- ja täydennyskoulutuksen suorittamisen ja ETK^® -oikeuden ylläpidon toteuttamiseksi; tällöin käsittelyn perusteena on rekisteröidyn ja Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat -yksikön välinen sopimus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä koulutusten ja tapahtumien järjestäminen. Tietoja voidaan käyttää viestintään ja tiedottamiseen. Tietoja voidaan käyttää mainontaan ja/tai markkinointiin, ellei rekisteröity ole sitä erikseen kieltänyt.

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

henkilötietojen hallinta
suoritus- ja pätevyysmerkinnät sekä tietojen ylläpito
koulutusjärjestelmän käyttäjähallinta
sopimushallinta
laskutus
yhteistyöhön liittyvä yhteydenpito, viestintä ja markkinointi
laadun varmistaminen
tapahtumien ja koulutusten järjestäminen
koulutusten ja palveluiden kehittäminen
tilastointi ja raportointi
palautteen kerääminen toiminnan kehittämiseksi
tutkimus- ja kehittämistarkoitukset
markkina- ja mielipidetutkimukset
puheluita ja tilaisuuksia voidaan nauhoittaa palvelutapahtumien todentamiseksi, koulutustarkoituksiin, palvelun laadun kehittämiseksi sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja turvallisuussyistä

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta, mukaan lukien markkinointi, etämyynti ja markkina- sekä mielipidetutkimukset. Kolmannet osapuolet voivat olla mainostoimistoja, painotaloja tai vastaavia yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton Punainen Risti Ensiavun käyttötarkoitusten kanssa.

5. Rekisterin tietosisältö

Nimi ja yhteystiedot kuten: osoite, postinumero ja postitoimipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
Syntymäaika, henkilötunnus (käytetään vain henkilön tunnistamiseen, eikä sitä tallenneta rekisteriin selkokielisenä)
ETK^®:n suorittamien kurssien ja pätevyyksien tiedot
Koulutuksien ja tapahtumien osallistumistiedot
ETK^®:na toimimiseen liittyvä yritys tai työnantaja, sekä asema, rooli ja tehtävä kyseisessä organisaatiossa
ETK^®:na toimimiseen liittyvät tiedot SPR ensiapukoulutuksissa (esimerkiksi pidetyt koulutukset ja niistä muodostuneet pätevyydet)
Järjestelmän luomat käyttäjän yksilöivät tunnukset
Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
Yhteistyöhön perustuvat ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot
Maksutiedot ja maksunvälitystiedot
Yhteistyöhön liittyvä yhteydenpito
Käyttäjätunnukset rekisterinpitäjän koulutusjärjestelmään
Lokitiedot ETK^®:n toimimisesta rekisterinpitäjän koulutusjärjestelmässä
ETK^®:n rekisteritietojen muutoshistoria
ETK^®:n itsensä antamat luvat yritykselle tai työantajalle nähdä käyttäjän pätevyystietoja
Luvat ja suostumukset, suoramarkkinointi- ja tutkimuskiellot

Kaikkien käyttäjäryhmien osalta voidaan kerätä järjestelmän käyttöä koskevia käyttäjälokitietoja. Lisäksi järjestelmässä on Google Analytics työkaluja käyttäjien liikenteen analysoimiseksi sivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Tällaiset evästeet säilyvät käyttäjän päätelaitteella on 2 vuotta tai kunnes käyttäjä tyhjentää selaimen välimuistinsa.

Punainen Risti Ensiapu säilyttää vain oman toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn tietoja säilytetään sähköisessä muodossa kaksi vuotta viimeisimmän pätevyyden päätettyä. Tämän säilytysajan päätyttyä henkilötiedot anonymisoidaan tai hävitetään.

Rekisteröidyn tietoja, jotka liittyvät yksittäisen tapahtuman järjestämiseen (kuten allergiat ja erityisruokavaliot) poistetaan 3 kk kuluessa tapahtuman päättymisestä.

7. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteriin koulutuksiin ilmoittautumisen ja osallistumisen yhteydessä. Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen työnantajansa edustajalta.

Ensiavun ja terveystiedon kouluttaja ETK^®:na toimimiseen liittyvät tiedot muodostuvat koulutusjärjestelmässä.

8. Tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansien osapuolten käsiteltäviksi soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin. Kolmannet osapuolet ovat yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Punainen Risti Ensiavun käyttötarkoitusten kanssa. Punainen Risti Ensiavulla on tarvittavat sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten. Lisäksi rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa rekisterissä olevaa aineistoa kolmannelle osapuolelle, mikäli laki, asetukset tai viranomaiset sitä vaativat.

9. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Punainen Risti Ensiavun työntekijät työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat myös järjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta. Järjestelmätoimittajien ja muiden palveluntarjoajien kanssa on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Järjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ainoastaan siinä määrin kuin on tarpeellista kyseisen palvelun toteuttamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.

Maksupalveluiden tarjoajalle luovutetaan tietoja tarvittavilta osin maksuprosessin toteuttamiseksi. Maksusuoritetiedot toimitetaan kirjanpitoon.

Mikäli koulutus tai tapahtuma toteutetaan osittain tai kokonaan verkossa, tietoja luovutetaan tarvittavilta osin digitaalisen koulutusalustan tai verkko-oppimisympäristön palveluntarjoajalle pääsynhallinnan ja tarpeellisten käyttöoikeuksien mahdollistamiseksi. Kouluttajalla on näkymä mahdollisten tehtävien vastauksiin.

Koulutusten-, osallistujien-, ensiapupätevyyksien hallintaan ja palveluiden toteuttamiseen liittyviä tietoja siirretään järjestelmien välillä integraatioalustalla rakennettujen tai suorien rajapintojen kautta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansien osapuolten, kuten taloushallinnon, käsiteltäviksi soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin. Kolmannet osapuolet ovat yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Punainen Risti Ensiavun käyttötarkoitusten kanssa. Punainen Risti Ensiavulla on tarvittavat sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten. Lisäksi rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa rekisterissä olevaa aineistoa kolmannelle osapuolelle, mikäli laki, asetukset tai viranomaiset sitä vaativat.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellisissa määrin, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää Komission hyväksymien mallilausekkeiden nojalla.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Punainen Risti Ensiapu vastaa rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Rekisteritietoja käsittelevät ainoastaan rekisterinpitäjä ja sen erikseen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät.

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön Punainen Risti Ensiavussa ovat oikeutettuja vain ne työntekijät ja muut rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivat, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käsittelijällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin.

Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä asiakaspalvelun toteuttamiseen, ja/tai sovitun palvelun ylläpitämiseksi. Teknisen ylläpidon osalta tietojen käsittelystä vastaa ulkopuolinen alihankkija, jonka palvelimilla tietoja säilytetään.

Rekisteriin kuuluvien järjestelmien ja niiden välisten rajapintojen teknisestä suojauksesta on sovittu järjestelmätoimittajien kanssa. Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Pääsy tietoihin: Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely tai muu sääntely edellytä tietojen säilyttämistä
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, vastustaa tietojensa käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot: Käsittelyn perustuessa suostumukseen, pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi tässä rekisterissä. Rekisteröidyn henkilötietojen poistaminen tässä rekisterissä lakkauttaa tietojen käsittelyn ja tarkoittaa myös ensiapupätevyyden päättymistä. Poistamisen jälkeen rekisteröity ei pääse itsekään käsiksi tietoihinsa. Rekisterinpitäjä tarkistaa pyynnön ennen yksilöivien tietojen anonymisointia. Esteenä tietojen poistamiselle saattaa olla sellainen pätevyys, jonka säilyttämiseen rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot ja vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva itseään koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton tieto. Voit jättää rekisteritietojasi koskevan tietopyynnön Tietosuoja – Ensiavunkouluttajat -sivulta olevalla verkkolomakkeella. Vastaamme sinulle kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on aina tarvittaessa oikeus tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle valitus koskien rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.